La BDD est destinée à rassembler, décrire avec des métadonnées appropriées toutes les sources mobilisées et les contenus documentaires produits dans le cadre du partenariat (redéploiements de collections (axe 1), archives citoyennes (axe 2), dépouillement des dossiers d’acquisition et des politiques institutionnelles (axe 3 et 4), et de rassembler les sources visuelles et audiovisuelles pour la préparation de l’Encyclopédie). Il s’agit d’un système de gestion documentaire multi-utilisateurs qui permet l’archivage, le signalement et le partage de la documentation à travers des interfaces faciles d’emploi et qui sert de plateforme de travail collaborative pour tous les chercheurs et les auxiliaires de recherche engagés dans le projet.
La base de données sera produite par un prestataire externe spécialisé dans les applications bibliothéconomiques en utilisant le gestionnaire de contenus libre et open source Omeka-S qui offre les fonctionnalités nécessaires pour la description des ressources culturelles avec des métadonnées métiers (Dublin Core qualifié, BIBO, LIDO, BIO-CRM) et permet l’utilisation de vocabulaires structurés au format SKOS. Omeka-S permet d’alimenter un entrepôt OAI-PMH à destination des moteurs de recherche spécialisés en sciences humaines ainsi qu’une interface programmable (API REST) pour connecter les ressources avec l’Encyclopédie.