event-organizing-guide.md

Dokumen ini adalah panduan serba guna untuk menyelenggarakan acara di LombokDev. Semua yang tertulis di bawah ini (kecuali yang opsional) adalah standar minimal yang perlu dicapai/diselesaikan.

Requirement pra acara :

• 🔲 Venue
  • 🔲 AC cukup dingin untuk total peserta
  • 🔲 Lokasi mudah dijangkau
  • 🔲 Nyaman
  • 🔲 Konsumsi :
    • 🔲 Minimal 1x coffee break
    • 🔲 Venue dapat menyediakan konsumsi sekalian (opsional)
• 🔲 Topik
  • 🔲 Slot waktu untuk 1 sponsor utama maksimal 20 menit
  • 🔲 Sponsor pendukung tidak mendapat waktu slot bicara, namun akan dimention oleh moderator.
  • 🔲 Meetup (tech talk & lightning talk) :
    • 🔲 Setiap meetup, 1 topik non-teknis (opsional, diusahakan)
    • 🔲 Masukkan topik ke kolom dijadwalkan
  • 🔲 Workshop :
    • 🔲 Masukkan topik ke kolom dijadwalkan
  • 🔲 Hackathon :
    • 🔲 Tema hackhaton diambil dari masalah riil yang ada di masyarakat
• 🔲 Tetapkan tanggal acara
• 🔲 Dana
  • 🔲 Pencarian + koordinasi dengan sponsor
  • 🔲 Survey kebutuhan (bisa berasal dari evaluasi meetup sebelumnya). Kebutuhan berulang, misal :
    • 🔲 Biaya venue
    • 🔲 Konsumsi (opsional)
    • 🔲 Banner
    • 🔲 etc
  • 🔲 Ajukan budget berdasarkan daftar kebutuhan
  • 🔲 Detil proposal :
    • 🔲 Kebutuhan + budget
    • 🔲 Jumlah peserta di proposal diambil dari spek venue yang diajukan
    • 🔲 Tidak ada batas sponsor, sponsor terdiri dari :
      • 🔲 Utama, hanya 1
      • 🔲 Pendukung, tak terbatas
    • 🔲 Setelah dapat dana, cocokkan dana dengan venue yang ada
  • 🔲 Goodies
    • 🔲 Diberikan saat acara bubar untuk menahan peserta agar kembali lagi setelah makan siang
• 🔲 Tetapkan jumlah peserta
• 🔲 Koordinasi dengan venue
• 🔲 Kepanitian dan tanggung jawab
  • 🔲 Perlengkapan:
    • 🔲 Koordinasi requirement pra acara
    • 🔲 Checklist perlengkapan [H-1] (lihat poin persiapan perlengkapan acara)
    • 🔲 Checklist perlengkapan [H]
    • 🔲 Menjaga acara berjalan lancar [H]
    • 🔲 Stand registrasi [H]
  • 🔲 Acara:
    • 🔲 Manajemen peserta (lihat di poin manajemen peserta)
    • 🔲 Moderator [H]
  • 🔲 Publikasi dan Dokumentasi:
    • 🔲 Foto [H]
    • 🔲 Video [H]
    • 🔲 Persiapan publikasi (daring + luring)
      • 🔲 Inisiasi repository (clone repo template acara)
      • 🔲 Form registrasi (gunakan Google Forms) :
        • 🔲 Deskripsi/pengantar tentang acara/komunitas
        • 🔲 Email *
        • 🔲 Nama *
        • 🔲 Telepon *
        • 🔲 Minat *
        • 🔲 Topik yang ingin Anda dengar di meetup ini *
        • 🔲 Domisili
        • 🔲 Gelar profesi *
        • 🔲 Gender : Male, Female, Other
        • 🔲 Institusi (Universitas, Perusahaan, Sekolah, Umum) *
        • 🔲 Dari mana mengetahui tentang LombokDev?
        • 🔲 Ingin ikut berbagi? (masukkan topik)
      • 🔲 Poster di sosmed
        • 🔲 Tanggal dan waktu
        • 🔲 Tempat
        • 🔲 Narahubung
        • 🔲 Tautan pendaftaran
        • 🔲 Daftar topik
        • 🔲 Sponsor
      • 🔲 Poster fisik untuk ditempel (opsional)
      • 🔲 Ucapan terima kasih atas sponsorship di sosmed
  • 🔲 Requirement didaftar dalam tiket project untuk transparasi progres
  • 🔲 Manajemen peserta
    • 🔲 Konfirmasi peserta bertingkat. Secara berurutan dikonfirmasi dengan email, sms dan telepon. Peserta yang tidak mengkonfirmasi email akan disms, dan seterusnya.
      • 🔲 Email (immediatelly, opsi di Google Forms, responder dapat salinan responnya)
      • 🔲 Email
      • 🔲 SMS
      • 🔲 Telepon
    • 🔲 Gunakan siklus waiting list
  • 🔲 Persiapan perlengkapan acara :
    • 🔲 Sound system
    • 🔲 Microphone handless
    • 🔲 Voice recorder (bisa pakai smartphone)
    • 🔲 LCD Proyektor
    • 🔲 Kabel dan konverter (VGA, HDMI, Thunderbolt)
    • 🔲 Kamera handycam untuk rekam video + tripod
    • 🔲 Kamera untuk foto
    • 🔲 X-Banner
      • 🔲 Logo LombokDev + logo sponsor
      • 🔲 Logo sub event ditambahkan urutan meetup, misal LombokDev Meetup #4, LombokDev Hackathon #1
    • 🔲 Sponsor stuff (opsional)
    • 🔲 Stiker, logo stiker ikut bentuk sub acara (Meetup, Hackathon, Workshop)
    • 🔲 Presensi peserta
    • 🔲 Susunan acara
    • 🔲 Konsumsi : Apakah ditangani sendiri atau ditanggung venue? Apakah persiapan konsumsi aman?
    • 🔲 Form feedback (gunakan Google Forms) :
      • 🔲 Kepuasan (skala)
      • 🔲 Materi sesuai ekspektasi? (skala)
      • 🔲 Materi favorit meetup ini (radio button)
      • 🔲 Kritik dan saran (essay)
      • 🔲 Ingin ikut berbagi? (radio button)
      • 🔲 Masukkan topik (essay)

Requirement hari H :

• 🔲 Tim tiba 1 jam sebelum registrasi dimulai
• 🔲 Ceklist perlengkapan acara
• 🔲 Ujicoba perangkat elektronik
  • 🔲 Soundsystem
  • 🔲 Mic
  • 🔲 LCD proyektor + konverter display
  • 🔲 Kamera
  • 🔲 Kamera video
  • 🔲 AC
• 🔲 SDM yang berlabel [H] harus siaga, sisanya standby
• 🔲 Konsisten dengan jadwal
• 🔲 Dokumentasi foto dan video, minimal :
  • 🔲 Foto bersama
  • 🔲 Harus ada dokumentasi yang meliputi logo sponsor

Requirement pasca acara:

• 🔲 Distribusikan form feedback untuk peserta
• 🔲 Checklist perlengkapan
• 🔲 Evaluasi
  • 🔲 Presensi
  • 🔲 Kritik dan saran
• 🔲 Laporan
  • 🔲 Dana
    • 🔲 Dana masuk
    • 🔲 Dana keluar
    • 🔲 Nota
    • 🔲 Sisa dana
• 🔲 Dokumentasi:
  • 🔲 Foto - Flickr, Public Domain
  • 🔲 Video - Youtube, Youtube standar license
  • 🔲 Blog - Medium
• 🔲 Ucapan terima kasih atas sponsorship di sosmed
• 🔲 Geser proposal (Talks Proposal) yang dijadwalkan ke kolom selesai